Steuerfreie Überlassung von EDV- und Telekommunikationsgeräten durch deinen Arbeitgeber
#Weihnachtssteuertipp Nr. 21
Die Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte, die dir dein Arbeitnehmer zur Verfügung stellt, ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software und sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt.
Das bedeutet, dass du das Mobiltelefon im Auto oder den Laptop, das Tablet oder einen PC auch in deiner Wohnung verwenden kannst, ohne dass du diesen an sich geldwerte Vorteil für die private Nutzung der Geräte versteuern müsstest.
Wichtig ist die Überlassung der Geräte durch deinen Arbeitgeber
Zu beachten ist, dass die Steuerfreiheit nur dann gilt, wenn dir dein Arbeitgber die Geräte zur – auch – privaten Nutzung überläßt. Dies kann auch leihweise geschehen. Solltest du im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses beispielsweise bei einem Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartner deines Arbeitgebers eingesetzt sein, kann dir auch dieser die Geräte zur privatenNutzung überlassen. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei. [§ 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR]
Barzuschüsse sind nicht steuerfrei
Ganz wichtig zu wissen: Barzuschüsse deines Arbeitgebers zu deinem privaten Telekommunikationsvertrag sind gerade nicht nach § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG steuerbefreit. [BFH-Urteil v. 21.06.2006 – XI R 50/05, BStBl. 2006 II S. 715]
Steuertipp: Es ist also wichtig, dass der Anschluss mit dem Telekommunikationsanbieter von deinem Arbeitgeber nicht nur bestellt, sondern auch bezahlt wird.
Wenn du deinen eigenen Internetzugang auch für berufliche Zwecke nutzt, kann dein Arbeitgeber dir steuerfreien Auslagenersatz nach der sog. Telefonkostenregelung zahlen.
Kein Zusätzlichkeitserfordernis im Steuerrecht
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
Zusätzlichkeitserfordernis ist im Sozialversicherungsrecht zu beachten!
Im Gegensatz zum Steuerrecht ist sozialversicherungsrechtlich für die Anwendung der Steuerbefreiung das „Zusätzlichkeitskriterium“ zu beachten. Danach werden Arbeitgeberleistungen sozialversicherungsrechtlich nicht zusätzlich gewährt, wenn sie „ein (teilweiser) Ersatz für den vorherigen Entgeltverzicht sind“.
Abschreibungsdauer für Hard- und Software
Seit dem Kalenderjahr 2021 kann sowohl im Betriebsvermögen (dies gilt im wesentlichen für deinen Arbeitgeber) als auch im Privatvermögen (dies gilt für dich, wenn du von deinem bereits versteuerten Arbeitseinkommen z.B. einen Laptop kaufst, um ihn z.B. auch für deine berufliche Weiterbildung zu nutzen) für Computerhardware und Betriebs-/Anwendersoftware eine betriebsgewöhnliche Nutzugsdauer (= Abschreibungszeitraum) von einem Jahr (statt der alternativ möglichen drei Jahre) zugrunde gelegt werden. Es handelt es sich insoweit also um ein Wahlrecht. Es wird aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung nicht zeitanteilig, sondern in voller Höhe in Anspruch genommen wird.
Das BMF hat sich mit Schreiben vom 22.02.2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und Verarbeitung ausführlich geäußert. Außerdem nimmt es eine erläuternde Begriffsbestimmung vor.
Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten und Internet
Wie oben schon erwähnt, kommt eine Pauschalierung der Lohnsteuer in Höhe von 25% nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG bei Sachzuwendungen deines Arbeitgebers in Betracht. Hierzu rechnet die Übereignung von Hardware einschließlich technischem Zubehör und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile. Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.
Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgerätes sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind hingegen von der Pauschalierung ausgeschlossen.
Hast du bereits einen Internetzugang, sind die Barzuschüsse deines Arbeitgebers für deinen Internetnutzung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG pauschalierungsfähig. Zu den Aufwendungen für die Internetnutzung in diesem Sinne gehören sowohl die laufenden Kosten (z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (z. B. Anschluss, Modem, PC).
Hinweis: Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser 50 € im Monat nicht übersteigt.
Der Arbeitgeber hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Bei höheren Zuschüssen zur Internetnutzung und zur Änderung der Verhältnisse gilt R 3.50 Abs. 2 LStR (Auslagenersatz) sinngemäß.
Soweit die pauschal besteuerten Bezüge auf Werbungskosten entfallen, ist der Werbungskostenabzug i. d. R. ausgeschlossen. Zugunsten des Arbeitnehmers sind die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf den privat veranlassten Teil der Aufwendungen anzurechnen.
Hinweis: Aus Vereinfachungsgründen unterbleibt zugunsten des Arbeitnehmers eine Anrechnung auf seine Werbungskosten bei Zuschüssen bis zu 50 € im Monat.
Stand: Dezember 2023