Weihnachtsfeier

#Weihnachtssteuertipp Nr. 13

Die alljährliche betriebliche Weihnachtsfeier gilt als besonderes Highlight im Jahr, auf das sich alle freuen. Es ist ein Dankeschön des Arbeitgebers an die Mitarbeiter und eine gute Gelegenheit in entspannter und gemütlicher Atmosphäre das vergangene Jahr Revue passieren und manche Spannungen untereinander zu beheben. Und wie sieht das der Fiskus? Müssen das besondere Essen, der schöne Rahmen und die anläßlich der Feier überreichten Geschenke als Arbeitslohn versteuert werden?

Weihnachtsfeier als eine von zwei Betriebsveranstaltungen begünstigt

Viele Arbeitgeber nutzen diese Gelegenheit zum Jahresende, sich großzügig zu zeigen und planen ihre Weihnachtsfeier frühzeitig durch – nicht zuletzt auch aus steuerlicher Sicht. Denn, wenn das Weihnachtsessen im Kollegenkreis nur eine der geforderten Voraussetzungen nicht erfüllt, führen die Kosten für die Feier zu steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn; außerdem geht dem Arbeitgeber der Vorsteuerabzug verloren. Damit also das Finanzamt nicht mitfeiert, sollten unbedingt die folgenden Voraussetzungen berücksichtigt werden [1].

Charakter einer Betriebsveranstaltung

Zunächst muss es sich um eine so genannte Betriebsveranstaltung handeln. Betriebsveranstaltungen sind „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“, bei denen die Teilnahme grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offen steht. Das gilt für insbesondere für Weihnachtsfeiern, aber auch für Betriebsausflüge,

Sommer- und Grillfeste, Karnevals- und Jubiläumsfeiern.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn die Teilnehmer zum größten Teil Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen sind; Betriebsfeiern von einzelnen Abteilungen sind ebenfalls begünstigt.

Ein Arbeitsessen oder eine Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer zählt hingegen nicht als Betriebsveranstaltung.

Höchstens 2 Veranstaltungen im Jahr

Bei der Weihnachtsfeier darf es sich höchstens um die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr für denselben Personenkreis handeln. Auf die Dauer der Veranstaltung (ein Tag oder mehrere Tage) kommt es nicht an.

Falls mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr stattfinden (z. B. ein Betriebsausflug, ein Theaterbesuch und eine Weihnachtsfeier), kann der Arbeitgeber entscheiden,

• welche er als übliche und somit als „steuerfreie“ Betriebsveranstaltungen behandeln will und

• welche er der Lohnbesteuerung unterwerfen möchte.

Welche Kosten kann der Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsfeier steuerfrei übernehmen?

Zu den üblichen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören insbesondere

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Barzuwendungen, die statt der bisher genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Geschenke an Mitarbeiter und ihre im Haushalt lebenden Angehörigen bis zu einem Wert von 60 €, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, z. B. Weihnachtsfeier, überreicht werden (Aufmerksamkeiten). Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung, Busfahrten oder Eventmanager.

Höchstbetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer soll auf 150 Euro angehoben werden.

Die Aufwendungen für übliche Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer bleiben bis zu einem Betrag von 110 € (einschließlich Umsatzsteuer) steuerfrei, wenn es sich um Zuwendungen anlässlich der ersten oder zweiten Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr handelt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Ab 2015 wurde die bisherige Steuerfreigrenze in Höhe von 110 € in einen Steuerfreibetrag in Höhe von 110 € umgewandelt. Dies ist eine Verbesserung und bedeutet:

Bei höheren Aufwendungen des Arbeitgebers von mehr als 110 € pro Person wird nicht mehr der Gesamtbetrag steuerpflichtig (=> Freigrenze), sondern nur der übersteigende Teilbetrag (=> Freibetrag).

Allerdings werden inzwischen mehr Kosten in die Freibetragsprüfung einbezogen. Vorher galt der Betrag nur für die unmittelbaren Aufwendungen wie etwa die Verpflegung bei der Weihnachtsfeier. Die Kosten für die Raummiete oder das Unterhaltungsprogramm mussten nicht von der Freigrenze abgedeckt sein. Jetzt ist das aber der Fall – damit steht pro Mitarbeiter deutlich weniger Budget zur Verfügung.  Daher empfiehlt sich eine gute Planung der Weihnachtsfeier.

Die Bundesregierung hat am 30.8.2023 das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) verabschiedet. Danach soll unter anderem der Freibetrag nach § 19 Abs.1 Satz1 Nr. 1a EStG von bisher 110 € auf 150 € angehoben werden [2]. 

Gute Planung der Kosten für die Weihnachtsfeier

Bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können. Die danach zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen [3].

Daher sollte die Kostenermittlung pro Teilnehmer bei der Weihnachtsfeier in drei Schritten erfolgten:

1. Zunächst werden die Gesamtkosten für die Weihnachtsfeier ermittelt.
2. Anschließend muss der Arbeitgeber den Pro-Kopf-Aufwand je anwesenden Teilnehmer für die Weihnachtsfeier ermitteln.
3. Und zuletzt muss geprüft werden, ob der teilnehmende Arbeitnehmer allein auf der Feier war, denn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die Begleitpersonen werden anteilig den betreffenden Arbeitnehmern zugerechnet.

Beispiel: Die Arbeitnehmer organisieren als einzige Betriebsveranstaltung in diesem Jahr eine Weihnachtsveranstaltung, an dem 100 Arbeitnehmer teilnehmen; der Arbeitgeber zahlt dafür als Zuschuss 10.000 € in die Gemeinschaftskasse der Arbeitnehmer ein. Bei einer Verteilung des Zuschusses ergibt sich ein Pro-Kopf-Anteil von 100 €. Dieser ist nicht steuer- oder sozialabgabenpflichtig [4].

Ausweg Pauschalierung bei Fehlen einer der Voraussetzungen

Erfüllt die Betriebsweihnachtsfeier eine der Voraussetzungen nicht, dann eröffnet der Gesetzgeber einen Ausweg über die Lohnsteuerpauschalierung. Der steuerpflichtige Arbeitslohn(-anteil) aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) pauschal besteuert werden.

Stand: Nov 2023

[1] Gesetzliche Grundlage: § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, UStAE 1.8 Abs. 4 Nr. 6 zu § 1 UStG

[2] Wachstumschancengesetz, NWB 36/2023 S. 2470 und BMF vom 16.10.2023

[3] BFH Urteil v. 29.04.2021 – VI R 31/18 BStBl 2021 II S. 606

[4] BFH Urteil v. 16.11.2005 – VI R 157/98 BStBl 2006 II S. 437