Welche Aufwendungen kann ich steuermindernd als Werbungskosten geltend machen?

Wie kann ich Steuern sparen? Welche Aufwendungen kann ich steuermindernd als Werbungskosten geltend machen? Werden meine Ausgaben pauschal berücksichtigt oder muss ich alles einzeln nachweisen? Lohnt es sich also, Belege zu sammeln? Und wenn ja, welche?

Diesen und ähnlichen Fragen begegnen wir in der täglichen Beratungspraxis. Also nutzen wir die Gelegenheit, in diesem Beitrag zu erklären, wann welche Aufwendungen eine steuermindernde Wirkung entfalten können und wann dies nicht der Fall ist.

Begriff der Werbungskosten

Wichtig: Nur eigene Aufwendungen kommen als Werbungskosten in Betracht

Es handelt sich in erster Linie um Ausgaben, die in Geld abfließen. Auch Aufwendungen in Geldeswert (also die Verwertung eines Gutscheins, der wirtschaftliche Verlust einer Darlehensforderung oder Kaution) oder die (rein buchmäßige) Abschreibung für Abnutzung von Wirtschaftsgütern verursachen eine Vermögensminderung.

Eine Ausgabe oder Vermögensminderung führt dann zu Erwerbs-Aufwendungen, die als Werbungskosten steuermindernd wirken, wenn sie objektiv mit einer so genannten Überschuss-Einkunftsart im Zusammenhang stehen und subjektiv zur Erzielung dieser Einkünfte dienen.

Es können grundsätzlich nur Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden, die bei Ihnen selbst zu einer Ausgabe oder einer Vermögensminderung geführt haben. Das bedeutet, dass Aufwand, der Ihnen von dritter Seite steuerfrei ersetzt wurde, bei Ihnen nicht zu Werbungskosten führt.

Abgrenzung der Werbungskosten von Kosten der privaten Lebensführung

Auch Aufwendungen, die sich nicht zweifelsfrei von denen Ihrer privaten Lebensführung trennen lassen, können keine Berücksichtigung als Werbungskosten finden. Der Gesetzgeber hat als Ausnahmen von diesem Grundsatz bestimmte Aufwendungen dennoch als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen zum begrenzten Abzug zugelassen; hierauf gehen wir an anderer Stelle ein.

Werbungskosten zu Einnahmen aus einer Überschuss-Einkunftsart

Werbungskosten werden nur bei den so genannten „Überschuss-Einkunftsarten“ berücksichtigt, die Sie als Arbeitnehmer, Rentner oder Pensionäre oder auch als Vermieter einer Wohnung erzielen. So können z.B. als Werbungskosten bei

• Arbeitnehmern alle durch den gegenwärtigen oder zukünftigen Beruf veranlasste Aufwendungen angesetzt werden, soweit sie der Arbeitnehmer selbst getragen hat und sie nicht von dritter Seite, z.B. dem Arbeitgeber, steuerfrei erstattet worden sind,
• Rentnern und Pensionären Aufwendungen für die juristische Klärung ihres Renten- oder Pensionsanspruches als Werbungskosten geltend gemacht werden oder
• Vermietern Darlehenszinsen für die Finanzierung der vermieteten Wohnung oder Grundbesitzabgaben als Werbungskosten in Frage kommen.

Die Aufwendungen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Erwerbung, Sicherung und Erhaltung Ihres Arbeitslohns, Ihrer Rente oder Pension oder Ihrer Mieteinnahmen entstehen, können Sie als „Werbungskosten“ von den jeweiligen Einnahmen abziehen. Denn nur die Netto-Bezüge, die als „Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten“ ermittelt werden, unterliegen der Besteuerung . Dieser Abzug ist Ausdruck der Leistungsfähigkeit und dient der Verwirklichung des objektiven Netto-Prinzips [1].

[1] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz 1

Wie hoch ist die Werbungskostenpauschale?

Eine Pauschale dient in erster Linie der Vereinfachung des Besteuerungsverfahren. Der Gesetzgeber hat daher folgende Beträge als Werbungskostenpauschale vorgesehen, die bei der Ermittlung der Einkünfte abzuziehen sind. Dies gilt aber nur, wenn nicht höhere Werbungskosten nachgewiesen werden:

• Für Arbeitnehmer sind bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren 1.000 € als Werbungskostenpauschale vorgesehen. Ihr Arbeitgeber berücksichtigt also bereits bei der Berechnung der für Sie einzubehaltenden Lohnsteuer über’s Jahr verteilt diesen Betrag. In unserem Beitrag „Wie funktioniert das eigentlich mit der Lohnsteuer?“ beschreiben wir die Grundzüge des Lohnsteuerabzugsverfahrens. Hier erklären wir, dass Ihr Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, die Lohnsteuern auf Grundlage Ihrer elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zu berechnen, von Ihrem Arbeitslohn einzubehalten und für Sie an das Finanzamt abzuführen.
• Für Rentner und Pensionäre hat der Gesetzgeber als Werbungskostenpauschale nur 102 € vorgesehen. Wenn Sie zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind, wird dieser Betrag zusätzlich zu Ihrem persönlichen Freibetrag automatisch bei der Berechnung Ihrer Renteneinkünfte bzw. Ihrer Versorgungsbezügen abgezogen.
• Vermieter sind in der Regel zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet und müssen sowohl Ihre Einnahmen als auch Ihre Ausgaben auf Basis geordneter Aufzeichnungen belegt durch Mietverträge, Rechnungen und Zahlungsnachweisen angeben; Der Gesetzgeber hat hier keine Werbungskostenpauschale vorgesehen.

Wenn Sie anhand geeigneter Belege und Aufzeichnungen nachweisen können, dass Ihre Aufwendungen die vorgenannte Werbungskostenpauschale überschreiten, können Sie im laufenden Jahr mit unserer Hilfe einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen oder nach Ablauf des Kalenderjahres eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Wer kann Werbungskosten geltend machen? Was gilt für …

… unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Personen?

Grundsätzlich können unbeschränkt steuerpflichtige Personen, die im Inland ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben (§ 1 Abs. 1 EStG), Aufwendungen, die im Zusammenhang mit ihren in- oder ausländischen Überschusseinkünften entstanden sind, als Werbungskosten geltend machen [2]. Dies gilt auch für deutsche Staatsangehörige, die im Inland weder ihren Wohnsitz noch ihren dauernden Aufenthalt haben und in einem Dienstverhältnis zu einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts stehen (§ 1 Abs. 2 EStG).

Natürliche Personen, die auf Antrag als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt werden (§ 1 Abs. 3 EStG), können Werbungskosten nur geltend machen, soweit sich diese auf die inländischen Einkünfte i.S. des § 49 EStG beziehen.

[2] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz 2

… beschränkt einkommensteuerpflichtige Personen?

Werden beschränkt einkommensteuerpflichtige Personen mit ihren inländischen Einkünften i. S. des § 49 EStG zur deutschen Einkommensteuer veranlagt, können sie Werbungskosten insoweit abziehen, als sie mit inländischen Überschusseinkünften in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. Dies gilt für erweitert beschränkt Einkommensteuerpflichtige (§ 2 AStG) entsprechend.

… Gesellschaften?

Werbungskosten können nicht von natürlichen Personen, sondern auch von nicht rechtsfähigen, vermögensverwaltenden Personenmehrheiten, wie der GbR und der Bruchteilsgemeinschaft, geltend gemacht werden. In der Praxis tritt dies im Zusammenhang mit Personengesellschaften insbesondere bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung auf, wenn z.B. Ehegatten zusammen eine Immobilie besitzen und diese gemeinschaftlich an Dritte vermieten. Bei den Personengesellschaften handelt es sich häufig um Miteigentümergemeinschaften, Erbengemeinschaften oder geschlossene Immobilienfonds.

… und was bei Beginn, Ende oder Wechsel der persönlichen Steuerpflicht innerhalb eines Kalenderjahres?

Bei während des ganzen Kalenderjahres bestehender unbeschränkter persönlicher Steuerpflicht ist grundsätzlich das gesamte in dieser Zeit bezogene Welteinkommen der Veranlagung zu Grunde zu legen.

• Beginnt oder endet die unbeschränkte Einkommensteuerpflicht innerhalb eines Kalenderjahres (etwa wegen Geburt, Tod, Ein- oder Auswanderung), ergibt sich ein abgekürzter Ermittlungszeitraum. Aufwendungen, die außerhalb dieses Zeitraums getätigt werden, können nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden [3].

• Wechselt die Einkommensteuerpflicht im Kalenderjahr zwischen beschränkter und unbeschränkter Steuerpflicht, sind die während des Zeitraums der beschränkten Steuerpflicht erzielten inländischen Einkünfte in die Einkommensteuerveranlagung zur unbeschränkten Einkommensteuerpflicht einzubeziehen; es entsteht ein einheitlicher (zusammengesetzter) Ermittlungszeitraum [4].

Die während der beschränkten oder unbeschränkten Einkommensteuerpflicht erzielten Einkünfte werden dabei getrennt nach der jeweils maßgebenden Vorschrift ermittelt und beurteilt.

[3] BFH, Urteil vom 6. 4. 1984 – VI R 162/81, BStBl 1984 II S. 587; Seeger in Schmidt, EStG (2021), § 25, Rn. 14

[4] Weber-Grellet in Schmidt, EStG (2021), § 2, Rn. 69

Wann können Werbungskosten nicht geltend gemacht werden?

Werbungskosten nur bei Überschuss-Einkünften

Werbungskosten können ausschließlich bei den sog. Überschusseinkunftsarten , d. h. bei den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit, den Einkünften aus Kapitalvermögen (seit 2009 mit Besonderheiten), den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung sowie den sonstigen Einkünften abgezogen werden.

Obwohl auch Kapitalerträge grundsätzlich zu den Überschuss-Einkünften rechnen, gilt seit 2009 hier eine Abgeltungssteuer von pauschal 25%: Ihre Bank oder Sparkasse behält in der Regel 25% von Ihren Kapitalerträgen (z.B. Zinsen oder Dividenden) ein, sollten Ihre Erträge oberhalb des Sparer-Pauschbetrages (801 € / 1.602 € bei Ehegatten/Lebenspartnern) liegen, und führt sie ans Finanzamt ab. Werbungskosten können nur in gesetzlich definierten Fällen zum Abzug zugelassen sein.

Aufwendungen in Verbindung mit steuerfreien Einnahmen

Es gilt grundsätzlich ein Abzugsverbot von Aufwendungen, die im Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen stehen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Werbungskosten nur von steuerbaren und nicht steuerbefreiten Einnahmen abgezogen werden dürfen. Diese Aufwendungen können allerdings bei der Anwendung eines besonderen Steuersatzes (Progressionsvorbehalt ) zu berücksichtigen sein.

Pauschalierung der Lohnsteuer hat Abgeltungswirkung

Werbungskosten können im Veranlagungsverfahren nach Abgabe einer Einkommensteuererklärung und mit Einschränkungen auch im Lohnsteuerabzugsverfahren durch die Berücksichtigung von Freibeträgen als ELStAM geltend gemacht werden. In Fällen der Pauschalierung der Lohnsteuer können Werbungskosten hingegen nicht berücksichtigt werden, da die Pauschalierung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber gerade deren Abgeltung zur Folge hat; in diesem Fall tritt der Arbeitgeber nämlich als Schuldner der pauschalen Lohnsteuer an die Stelle seines Arbeitnehmers.

Fremdgelder sind keine Werbungskosten

Auch dann, wenn ein Steuerpflichtige Gelder im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, verwaltet er lediglich Fremdgelder. Diese Fremdgelder werden bereits nach kurzer Zeit an eine andere Person weitergeleitet. Es liegen daher keine Werbungskosten vor.

Werbungskosten und ausländische Einkünfte

Werbungskosten sind nur abziehbar, wenn die Aufwendungen mit im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen Einnahmen im Zusammenhang stehen. Ausgaben, die sich auf nicht steuerbare Einnahmen beziehen, dürfen nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Auch in Fällen, in denen eine Veranlagung unterbleibt, weil ein bereits an der Quelle erfolgter Steuerabzug mit Abgeltungswirkung erfolgt ist, unterbleibt die Berücksichtigung von Werbungskosten.

Was ist für den Ansatz von Werbungskosten entscheidend?

Allgemeine Voraussetzungen

Für den Werbungskostenabzug kommt es weder auf die Notwendigkeit, die Zweckmäßigkeit oder die Üblichkeit der Aufwendungen an. Sie sind daher grundsätzlich frei in Ihrer Entscheidung, welche Aufwendungen Sie zur Erzielung von Einnahmen tätigen wollen. Auch der Rechtsgrund, der zu der Zahlung geführt hat und die Rechtmäßigkeit der Inhaberschaft an einem Wirtschaftsgut, das zur Einnahmenerzielung eingesetzt wird, haben keinen Einfluss auf die Abzugsberechtigung [5]. Ebenso ist ohne Bedeutung, woher die eingesetzten Mittel stammen. Die Aufwendungen können demzufolge auch aus geerbten, geschenkten oder kreditfinanzierten Mitteln stammen [6].

Allerdings wird dieser Grundsatz durch Gesetz und Rechtsprechung häufig genug eingeschränkt: So deckelt z.B. der Gesetzgeber die Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte [7]. Auch die Abzugsfähigkeit der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer ist in der Regel auf einen Höchstbetrag beschränkt und an eine ausschließliche oder nahezu ausschließliche Nutzung dieses Raumes für betriebliche/berufliche Zwecke geknüpft [8].

[5] BFH Urteil v. 23.08.1999 – GrS 2/97 BStBl 1999 II S. 782

[6] BFH Urteil v. 03.04.1987 – VI R 91/85 BStBl 1987 II S. 623

[7] Gesetzliche Regelung in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG („Entfernungspauschale“)

[8] BFH-Beschluss vom 27.07.2015 – GRS 1/14, BStBl. 2016 II S. 265.

Eigene Aufwendungen

Da die Einkommensteuer an die persönliche Leistungsfähigkeit anknüpft und Steuersubjekt der einzelne Steuerpflichtige ist, kann Werbungskosten grundsätzlich nur derjenige abziehen, der die Aufwendungen selbst wirtschaftlich getragen hat. Der BFH sieht dieses „Kostentragungsprinzip als Ausdruck der Leistungsfähigkeit“ [9].

[9] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 14 f

Ersparte Aufwendungen

Ersparte Aufwendungen sind ebenso wenig Ausgaben wie entgangene Einnahmen (z.B. fehlende Mieteinnahme bei Leerstand einer Wohnung), denn insoweit ist keine Vermögensminderung eingetreten. Somit bleibt auch der Wert der eigenen Arbeitsleistung außer Ansatz. Zuwendungen des Arbeitgebers, durch die ein Arbeitnehmer steuerpflichtige Aufwendungen spart, können jedoch zugleich abziehbare Werbungskosten sein, wenn die Zahlung selbst zu abziehbaren Werbungskosten geführt hätte.

Drittaufwand

Übernimmt jemand als „Dritter“ fremde Kosten zur Tilgung einer „Fremdschuld”, so sind diese Aufwendungen bei ihm nicht als Werbungskosten zu berücksichtigen (echter Drittaufwand). 

Übernimmt ein Dritter hingegen die Aufwendungen eines Steuerpflichtigen und zahlt sie unmittelbar an dessen Gläubiger , so handelt es sich um einen „abgekürzten Zahlungsweg”; diese Aufwendungen kann er dann als seine eigenen Werbungskosten geltend machen.  Gleiches gilt, wenn ein Steuerpflichtiger Geld geschenkt bekommt oder erbt und er hiermit beruflich bedingte Ausgaben zahlt.

Ein Miteigentümer, der allein eine Wohnung zu beruflichen Zwecken nutzt, kann AfA und Schuldzinsen allerdings nur entsprechend seinem Miteigentumsanteil als Werbungskosten geltend machen, wenn die Darlehen zum Erwerb der Wohnung gemeinsam aufgenommen wurden und Zins und Tilgung von einem gemeinsamen Konto beglichen werden [10].

[10] BFH Urteil v. 06.12.2017 – VI R 41/15 BStBl 2018 II S. 355

Ansparleistung

Soweit zukünftige Ausgaben erst angespart werden (z.B. Kleiderkasse, Instandhaltungsrücklage), liegen noch keine abzugsfähigen Werbungskosten vor. Ein Abzug ist erst möglich, wenn die Ansparleistungen für entsprechende Werbungskosten verwendet worden sind [11].

[11] R 9.1 Abs. 4 LStR

Schuldhaft veranlasste Aufwendungen

Schuldhaft veranlasste Aufwendungen eines Steuerpflichtigen, die im Zusammenhang mit seiner ausgeübten Tätigkeit stehen, sind grundsätzlich nicht privat veranlasst und somit als Werbungskosten abzugsfähig. So hatte der BFH entschieden [12], dass Kosten eines Verkehrsunfalls, den ein Steuerpflichtiger bei einer betrieblichen oder beruflichen Fahrt mit einem Kfz erlitten hat, nicht deshalb von der Berücksichtigung als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ausgeschlossen sind, weil der Unfall darauf beruht, dass der Steuerpflichtige bewusst und leichtfertig gegen Verkehrsvorschriften verstoßen hat.

[12] BFH Urteil v. 28.11.1977 – GrS 2-3/77 BStBl 1978 II S. 105

Zu- und Abflussprinzip für Werbungskosten

Das für alle Überschusseinkunftsarten geltende Zu- und Abflussprinzip (§ 11 EStG) verlangt, dass Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich für das Kalenderjahr angesetzt werden, im dem sie geleistet wurden, also zu- oder abgeflossen sind. Es ist aber nicht erforderlich, dass Einnahmen und Ausgaben korrespondierend im gleichen Veranlagungszeitraum zu- oder abfließen müssen, so dass auch vor- oder nachgelagerte Einnahmen bzw. Werbungskosten im jeweiligen Veranlagungszeitraum Berücksichtigung finden können.

Rückzahlung zuvor berücksichtigter Werbungskosten

Steht der Rückfluss von Werbungskosten im Zusammenhang mit einer Einkunftsart, so sind die zurückgeflossenen Werbungskosten als Einnahmen bei der jeweiligen Einkunftsart zu erfassen. Gleiches gilt, wenn Dritte Ersatz für bereits gezahlte Werbungskosten leisten. Versicherungs- oder Schadensersatzleistungen sind nur insoweit den Einnahmen hinzuzurechnen, als ein Ersatz für ausgefallene Einnahmen oder entstandene Werbungskosten geleistet wird [13].

[13] BFH Urteil v. 23.03.1993 – IX R 67/88 BStBl 1993 II S. 748

Sofortabzug oder Verteilung der Werbungskosten?

Während Werbungskosten in der Regel im Zeitpunkt ihres Abflusses berücksichtigt werden, führt die Erstattung von Werbungskosten zu entsprechenden Einnahmen im Zeitpunkt ihres Zuflusses. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter, die der Berufsausübung längerfristig dienen, sind hingegen nur im Wege der Abschreibung für Abnutzung (AfA) über den Zeitraum ihrer beruflichen Nutzung zu verteilen. Ausnahmen gelten für so genannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG), die bereits im Jahr ihrer Anschaffung vollständig abgesetzt werden können. Ansparleistungen können erst dann als Werbungskosten abgezogen werden, wenn sie auch tatsächlich für den entsprechenden Zweck verausgabt werden.

Vorliegen einer Überschuss-Einkunftsart

Werbungskosten kann nur derjenige geltend machen, der den Tatbestand einer Überschuss-Einkunftsart verwirklicht (keine Werbungskosten bei Liebhaberei [14]). Ob Einnahmen tatsächlich fließen (vergebliche Aufwendungen), ist grundsätzlich unerheblich. Bei steuerfreien Einnahmen ist der Werbungskostenabzug ausgeschlossen.

Vorsicht ist geboten, wenn Werbungskosten stets über den Einnahmen liegen und auf diese Weise sich kumulierende Verluste generieren. Dies führt zu Zweifeln an der für die Besteuerung von Einkünften erforderlichen Einkünfteerzielungsabsicht des Steuerpflichtigen. Die Annahme der steuerlichen „Liebhaberei“ führt im Ergebnis dazu, dass weder die Einnahmen noch die Ausgaben steuerlich anzusetzen sind. Da dies Steuerpflichtigen und Finanzbehörden häufig erst Jahre später zur Kenntnis gelangt, führt die Aberkennung des Werbungskostenabzuges zu u.U. hohen Nachzahlungen.

[14] BFH VI R 50/06, BStBl. II 09, 243, Weber-Grellet in Schmidt, EStG (2021) § 2 Rz. 23f

Veranlassungszusammenhang

Werbungskosten sind nach ständiger Rechtsprechung alle „Aufwendungen, die durch den Beruf bzw. durch die auf Einkunftserzielung gerichtete Tätigkeit veranlasst sind“. Eine solche Veranlassung liegt vor, wenn objektiv ein Zusammenhang mit der auf die Einkunftserzielung gerichtete Tätigkeit besteht und subjektiv die Aufwendungen zur Förderung dieser steuerlich relevanten Tätigkeit gemacht werden. Die Formulierung „zur Erwerbung der Einnahmen“ legt zwar nahe, dass zwischen Aufwendungen und Einnahmen ein finaler Zusammenhang bestehen muss. Die Rechtsprechung hat jedoch Begriff der Werbungskosten an den er Betriebsausgaben angeglichen, weil eine unterschiedliche Handhabung des Nettoprinzips den Gleichheitsgrundsatz verletzen [15].

[15] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 40f

Aufwendungen auf das Vermögen

Dienen Aufwendungen allein dem Erwerb eines Vermögensgegenstandes, ohne dass dieser zur Einnahmeerzielung verwendet wird, liegen insoweit keine Werbungskosten vor. So sind z.B. Finanzierungskosten zur Anschaffung einer selbstgenutzten Wohnung oder eines nicht der Einkunftserzielung dienenden unbebauten Grundstücks nicht als Werbungskosten abzugsfähig [16].

Dienen Aufwendungen sowohl dem Vermögensstamm als auch der Erzielung von Einnahmen im Rahmen der Überschusseinkünfte wie z.B. Depotgebühren, sind die Aufwendungen insgesamt als Werbungskosten zu berücksichtigen[17].

[16] BFH Urteil v. 27.06.1989 – VIII R 30/88 BStBl 1989 II S. 934

[17] BFH Urteil v. 04.05.1993 – VIII R 7/91 BStBl 1993 II S. 832

Vorweggenommene Aufwendungen

Werbungskosten können auch schon im Hinblick auf

• die Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit [18]
• die Vermietung oder Verpachtung eines Gegenstandes [19]
• zu erwartende sonstige Einkünfte

entstehen und sind als sofort abziehbare Werbungskosten zu berücksichtigen.

[18] FG Münster 12.06.2019 7 K 57/18 E, NWB 39/2019 S. 2835

[19] BFH Urteil v. 01.10.2002 – IX R 12/00 BStBl 2003 II S. 398

Nachträgliche Aufwendungen

Besteht ein Zusammenhang mit der früheren Einnahmeerzielung, können auch Ausgaben, die nach Aufgabe der Tätigkeit entstehen und abfließen, als nachträgliche Werbungskosten bei den Einkünften aus

• nichtselbständiger Tätigkeit
• Vermietung und Verpachtung
• sonstigen Einkünften

zu berücksichtigen sein.

Kosten für die Erhaltung des wirtschaftlichen Eigentums zählen hingegen nicht mehr zu den nachträglichen Werbungskosten [20].

[20] BFH Urteil v. 10.12.2019 – IX R 19/19 BStBl 2020 II S. 452

Kein Werbungskostenabzug bei unangemessen hohe Aufwendungen

Auch unangemessen hohe Aufwendungen können in Ausnahmefällen vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen sein [21].

[21] § 9 Abs. 5 EStG i.V. mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG, R 9.1 Abs, 1 Satz 2 LStR .

Aufwendungen zur Beendigung der Einkunftserzielung

Aufwendungen, die der Beendigung der Einkunftserzielung dienen, sind nicht als laufende Werbungskosten, sondern als Veräußerungskosten zu berücksichtigen. Insoweit zielen diese Aufwendungen nicht auf die Erzielung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen, sondern unterstützen allein das Veräußerungsgeschäft. Soweit es sich um ein privates Veräußerungsgeschäft handelt, mindern diese Aufwendungen / Werbungskosten den Veräußerungsgewinn.

Gemischt veranlasste Aufwendungen

Aufwendungen, die nicht unwesentlich sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind, müssen aufgeteilt werden, soweit dies möglich ist. Das von der Rechtsprechung jahrzehntelang umstrittene Aufteilungs- und Abzugsverbot ist vom BFH zutreffend aufgegeben worden [22]. Die steuerliche Anerkennung des beruflich veranlassten Teils der Aufwendungen als Werbungskosten ist Erfordernis des objektiven Nettoprinzips; die Höhe ist gegebenenfalls zu schätzen [23].

Allerdings sind – wie auch früher schon – geringfügige Veranlassungsbeiträge unbeachtlich. Bei einer geringfügig privaten Mitveranlassung sind die wesentlich beruflich veranlassten Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten abzuziehen. Bei einer nur geringfügig beruflichen Mitveranlassung bleibt es insgesamt beim Abzugsverbot für private Lebensführungskosten [24].

Greifen nicht unwesentlich private und berufliche Veranlassungsbeiträge so ineinander, dass eine Trennung nach objektiven Kriterien – auch nicht im Weg einer Schätzung – nicht möglich ist, scheidet ein Werbungskostenabzug insgesamt aus [25].

[22] BFH GrS 1/06, BStBL. II 10, 672 in

[23] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 54

[24] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 55

[25] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 56

Nachholung und Verzicht von Werbungskosten

• Werbungskosten können grundsätzlich nur in dem Veranlagungszeitraum, im dem sie verausgabt wurden, bei der betroffenen Einkunftsart geltend gemacht werden. Die Möglichkeit Werbungskosten in einem anderen Veranlagungszeitraum nachzuholen, gibt es grundsätzlich nicht. Es bleibt dann nur die Möglichkeit den Steuerbescheid zu berichtigen, sofern eine Korrekturvorschrift greift.

• Der Steuerpflichtige könnte auch auf den Ansatz von Werbungskosten verzichten, wenn Aufwendungen nur auf Antrag zu berücksichtigen sind. Dies macht dann Sinn, wenn er z.B. ein Überschreiten von Veranlagungsgrenzen vermeiden möchte. Ansonsten sind Werbungskosten nach dem Wortlaut des Gesetzes bei der zutreffenden Einkunftsart abzuziehen.

Zuordnung zu mehreren Einkunftsarten

Erwerbsaufwand ist den Einkünften zuzurechnen, zu denen der engere und wirtschaftlich vorrangige Veranlassungszusammenhang besteht [26].

[26] BFH Urteil v. 17.05.2017 – VI R 1/16 BStBl 2017 II S. 1073

Wie können Sie Ihre Werbungskosten nachweisen?

Beweislast trifft den Steuerpflichtigen

Der Steuerpflichtige trägt nach ständiger Rechtsprechung die objektive Beweislast (Feststellungslast) für alle steuermindernden Tatsachen. Möchten Sie also Aufwendungen als Werbungskosten zum Ansatz bringen, müssen Sie auf Verlangen der Finanzverwaltung bzw. eines Finanzgerichtes alle Tatsachen, die den Abzug der Werbungskosten im Grunde und der Höhe nach begründen, in geeigneter Weise belegen und glaubhaft machen.

Bei fehlendem Nachweis kein Werbungskostenabzug

Können Sie die Höhe der Werbungskosten und den Nachweis der Aufwendungen nicht nachweisen und verbleiben also Zweifel an der Richtigkeit Ihres Vortrags, werden die Werbungskostenabzug nicht zum Ansatz gebracht werden können. Sie bleiben auf Ihren Kosten sitzen.

Im Grenzbereich zur privaten Lebensführung gelten besondere Anforderungen für die Beweislast des Steuerpflichtigen; es empfiehlt sich also, in diesen Fällen eine ordentliche Dokumentation mithilfe geeigneter Aufzeichnungen anzulegen und Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege ordentlich abzulegen.

Erleichterungen und Nichtbeanstandungsgrenzen

• Ein Nachweisgebot entfällt hinsichtlich der vom Gesetz vorgesehenen Werbungskostenpauschbeträge (aktuell 1.000 €).
• In manchen Fällen muss auch nur der Entstehungsgrund nachgewiesen werden und die Finanzverwaltung erkennt dann bestimmte Höchstbeträge an, wie etwa bei den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
• In bestimmten Nichtbeanstandungsgrenzen verzichtet das Finanzamt auf belegmäßige Einzelnachweise. Es handelt sich hierbei um die Pauschale für beruflich veranlasste Kontoführungsgebühren von 16 € jährlich bzw. für Arbeitsmittel in Höhe von 110 € oder um eine Pauschale von 20 % der Kosten für Telefon- und Internetnutzung, höchstens jedoch 20 €.

Abgrenzung der Werbungskosten 

… zur Privatsphäre

Aufwendungen, die ausschließlich die private Lebensführung des Steuerpflichtigen betreffen, sind keine Werbungskosten. Einem Steuerpflichtigen kann der Werbungskostenabzug für beruflich veranlasste Aufwendungen aber nicht mit der Begründung versagt werden, die Aufwendungen stellten für andere Steuerpflichtige Privataufwendungen dar. Die Beurteilung, ob Aufwendungen beruflich oder privat veranlasst sind, obliegt in erster Linie tatrichterlicher Würdigung der Finanzgerichte [27]. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich Gerichte immer wieder mit Sachverhalten befassen, die so bunt und vielfältig wie das Leben selbst sind.

[27] Krüger in Schmidt, EStG (2021), § 9 Rz. 52

… von Sonderausgaben und

Erfüllen Aufwendungen sowohl die Voraussetzungen des Werbungskostenabzugs als auch die des Sonderausgabenabzugs (z.B. Aus- oder Fortbildungsaufwendungen), so sind die Aufwendungen vorrangig als Werbungskosten bei der Ermittlung der Einkünfte zu berücksichtigen [28].

[28] BFH Urteil v. 13.04.2010 – VIII R 27/08

Betriebsausgaben

Gegenüber den Betriebsausgaben sind bei den Werbungskosten Wertminderungen und Veräußerungsverluste ebenso wenig zu berücksichtigen wie Wertsteigerungen oder Veräußerungsgewinne bei den Überschusseinkunftsarten. Lediglich Wertminderungen, die auf Abnutzungen und Substanzverringerungen entfallen, können  zu berücksichtigen sein [29].

[29] § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG

Wie können Sie über einen zusätzlichen Freibetrag Steuern sparen?

Wenn Ihre Werbungskosten, die bei Ihren Einkünften als Arbeitnehmer entstehen, nachweislich höher sind als der vom Arbeitgeber ohnehin im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigende Werbungskostenpauschbetrag (1.000 €), können Sie einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung stellen. Wenn alle Voraussetzungen für die Eintragung der beantragten (zusätzlichen) Freibeträge erfüllt sind, wird das Finanzamt Ihrem Antrag entsprechen und die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ändern.

Auch Rentner und Pensionäre können einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung stellen, wenn Ihre nachweislichen Werbungskosten, die im Zusammenhang mit Ihren Versorgungsbezügen entstehen, den Pauschbetrag für Versorgungsbezüge (102 €) übersteigen.

Typische Werbungskosten

• Schuldzinsen
• Grundbesitzabgaben
• Berufsverbandsbeiträge etc.
• Entfernungspauschale
• Fahrtkosten als Reisekosten
• Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung
• Übernachtungskosten als Reisekosten
• Mehraufwendungen für Verpflegung als Reisekosten
• Arbeitsmittel
• Absetzung für Abschreibung (AfA-Beträge)
• Telekommunikationskosten
• Arbeitszimmer / Homeoffice

Zusammenfassung und Leseempfehlung

In diesem Beitrag erklären wir, was Werbungskosten sind und unter welchen Voraussetzungen Sie diese steuermindernd gelten machen können. Werbungskosten setzen in der Regel Aufwand voraus, also einen Abfluss von Geld oder eine Minderung von Vermögenswerten. Dieser Aufwand dient der „Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen, also dem Zufluss von Geld oder der Zunahme von Vermögenswerten und steht im Zusammenhang mit Ihren Überschuss-Einkünften, die sie als Arbeitnehmer, Rentner und Pensionär oder als Vermieter erzielen. Obwohl auch Kapitalerträge grundsätzlich zu den Überschuss-Einkünften rechnen, gilt seit 2009 eine Abgeltungssteuer; hierzu an anderer Stelle mehr.

Wichtiger Hinweis: Sie trifft als Steuerzahler eine objektive Beweislast für das Vorliegen steuermindernder Tatsachen, also dem Vorliegen Ihrer Werbungskosten. Daher sollten Sie bitte sämtliche Rechnungen, Verträge und Zahlungsnachweise aufheben, damit Sie diese auf Verlangen der Finanzverwaltung oder in einem finanzgerichtlichen Verfahren vorlegen und die Abzugsberechtigung Ihrer Aufwendungen als Werbungskosten beweisen können.

Da es für jede Einkunftsart Besonderheiten gibt, möchten wir außerdem unsere Beiträge zum ABC der Werbungskosten für Arbeitnehmer und für Vermieter sowie unser ABC der Arbeitsmittel empfehlen.

Bildnachweis und Literaturhinweise

Bild von loufre auf Pixabay

Krüger in Schmidt, EStG (2021) und andere Kommentarliteratur zu § 9 „Werbungskosten“

NWB InfoCenter zu „Werbungskosten – Allgemeine Voraussetzungen“ (Stand: März 2021)