ABC der Werbungskosten für Arbeitnehmer

Werbungskosten ABC der Arbeitnehmer

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die wichtigsten Werbungskosten , die im Zusammenhang mit einer Arbeitnehmertätigkeit entstehen können.

Diese Auflistung ist nicht abschließend zu verstehen, sondern soll Ihnen einen ersten Überblick über die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit Werbungskosten geben, die im Zusammenhang mit einer Arbeitnehmertätigkeit entstehen können.

Ob und welche Werbungskosten in Ihrem individuellen Fall zum Tragen kommen können, klären wir Ihnen im persönlichem Gespräch. Denn die steuermindernde Wirkung von Werbungskosten hängt von einer ganzen Reihe von Faktoren ab … .

Manuella Müller, Lohnsteuerhilfeverein Essen-Rüttenscheid e.V.

Werbungskosten im steuerlichen Sinne sind alle Aufwendungen, die durch Ihr Arbeitsverhältnis veranlasst sind. Sie können jedoch nur berücksichtigt werden, soweit sie steuerfreie oder pauschal besteuerte Ersatzleistungen Ihres Arbeitgebers übersteigen. Die Kosten Ihrer Lebensführung gehören nicht zu den Werbungskosten, selbst wenn sie Ihrer beruflichen Tätigkeit zugutekommen. Das Finanzamt berücksichtigt von sich aus für Werbungskosten, wie z. B. Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale), einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 €, bei Empfängern von Versorgungsbezügen 102 € jährlich.

Inhalt

Abschreibung für Abnutzung (AfA)

Aufwendungen für beruflich genutzte Wirtschaftsgüter (i.d.R. Arbeitsmittel) sind, soweit die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer dieser Wirtschaftsgüter mehr als ein Jahr beträgt und die Netto-Anschaffungskosten den Betrag von 800 € (GWG) überschreiten, nur über eine Abschreibung auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu berücksichtigen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG, § 7 EStG). Bei der Anschaffung/Herstellung von Wirtschaftsgütern nach dem 31.12.2017 ist die Grenze von 410 € auf 800 € angehoben worden.

Aufwendungen für Arbeitsmittel

Zu den Arbeitsmitteln gehören Werkzeuge, typische Berufsbekleidung, Fachzeitschriften usw. Dabei können Sie nicht nur die
Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Reparaturen und Reinigungen ansetzen. Arbeitsmittel, die nicht als 800 € (ohne Umsatzsteuer) kosten, können Sie im Jahr der Bezahlung voll absetzen. Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 €, müssen Sie diese auf die Jahre der üblichen Nutzungsdauer verteilen.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in vollem Umfang als Werbungskosten abgezogen werden, wenn dieses den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit des Arbeitnehmers bildet. In Fällen, in denen Ihnen für Ihre berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sind Ihre Aufwendungen bis zu 1.250 € jährlich abziehbar. Arbeitsmittel, die Sie im häuslichen Arbeitszimmer nutzen, (z. B. ausschließlich beruflich genutzte Schreibtische, Bücherschränke, Computer in Höhe des beruflichen Nutzungsumfangs) gehören nicht zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Die Aufwendungen hierfür können allerdings – ggf. im Wege der Absetzung für Abnutzung – als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Beiträge zu Berufsständen und sonstigen Berufsverbänden

Beiträge zu Berufsständen (z.B. Ärzte-, Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammer) und sonstigen Berufsverbänden (z.B. Gewerkschaftsbeiträge) und damit im Zusammenhang stehende (nicht das Allgemeinwissen der Teilnehmer fördernde) Aufwendungen, deren Zweck nicht auf einen wirtschaftlichen Zweckbetrieb gerichtet ist, sind Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 EStG). Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag mit weiteren Erläuterungen.

Bewerbungskosten

Wenn Sie im Veranlagungsjahr eine Arbeitsstelle gesucht haben, können Sie die Ihnen dadurch entstandenen und nicht erstatteten Kosten als weitere Werbungskosten geltend machen, z. B. Inseratskosten, Telefonkosten, Porto, Kosten für Kopien von Zeugnissen sowie Reisekosten anlässlich einer Vorstellung. Es kommt nicht darauf an, ob Ihre Bewerbung Erfolg hatte.

Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale)

Zur Abgeltung der Aufwendungen eines Arbeitnehmers für die Wege zwischen der Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist eine Entfernungspauschale von 0,30 €je Entfernungskilometer für die arbeitstägliche Fahrt anzusetzen. Dies gilt unabhängig von der Art, wie bzw. mit welchem Verkehrsmittel Sie zur ersten Tätigkeitsstätte gelangen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 1 und 2 i.V. mit Abs. 4 EStG).

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen jährlichen Höchstbetrag von 4.500 € begrenzt. Ein über diesen Höchstbetrag hinausgehender Betrag ist nur dann anzusetzen, soweit Sie einen eigenen oder einen Firmenwagen nutzen und dies durch Vorlage geeigneter Nachweise (z.B. durch Kauf-, Miet- oder Leasingvertrag für das Fahrzeug, Haftpflichtversicherung, Reifenwechsel-, Inspektions-, Tank- und Reparaturrechnungen) belegen können.

Übrigens kann die Entfernungspauschale für die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitstag nur einmal angesetzt werden, selbst dann, wenn Sie den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehrmals je Arbeitstag zurücklegen. Tage, an denen Sie die erste Tätigkeitsstätte gar nicht aufgesucht haben (z. B. wegen Krankheit, Urlaub, Auswärtstätigkeit / Dienstreise oder Heimarbeit / Telearbeit / Kurzarbeit), sind bei der Ermittlung der Entfernungspauschale nicht zu berücksichtigen.

Wie bemisst sich die Entfernung?

Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend; auch hier spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Sie tatsächlich genutzt haben. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs kann eine andere als die kürzeste Straßenverbindung eingetragen werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und von Ihnen regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wurde.

Entfernungspauschale wirkt abgeltend für alle PKW-Aufwendungen

Mit der Entfernungspauschale sind sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten, also z. B. auch die Garagenmiete, Parkgebühren, Reparaturkosten und Mautgebühren. Unfallkosten, die Sie selbst tragen mussten, werden jedoch daneben berücksichtigt, wenn sich der Unfall auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet ereignet hat.

Achten Sie bitte darauf, dass nicht nur Datum, Uhrzeit und Unfallhergang im Unfallbericht der Polizei vermerkt werden, sondern – wenn möglich – auch der Anlass Ihrer Fahrt, während der sich der Unfall ereignet hat. Dies gilt übrigens nicht, wenn der Unfall von Ihnen absichtlich oder unter Alkoholeinfluss verursacht worden ist.

Benutzung öffentliche Verkehrsmittel

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Aufwendungen die Entfernungspauschale oder den
Höchstbetrag von 4.500 € übersteigen. In diesem Fall können Sie bei Vorlage entsprechender Nachweise sogar die höheren Kosten Berücksichtigung finden.

Nutzung von PKW und öffentliche Verkehrsmittel

Haben Sie den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet z. B. teilweise mit dem Pkw und teilweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt, müssen die mit dem Pkw zurückgelegten Kilometer und die restlichen Entfernungskilometer sowie die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel separat aufgeführt werden, damit sie entsprechend berücksichtigt werden können.

Fähr- und Flugkosten

Sie können die tatsächlichen Fähr- und Flugkosten als Werbungskosten ansetzen, sofern sie nicht als unangemessen beurteilt und daher nicht zum Werbungskostenabzug zugelassen werden). Für die An- und Abfahrten zu und von Fähr- und Flughäfen gilt die Entfernungspauschale.

Fahrgemeinschaften

Waren Sie Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft, ist hier die Entfernungspauschale grundsätzlich auf den Höchstbetrag von 4.500 € begrenzt. Die Begrenzung greift jedoch nicht für die Tage, an denen Sie Ihren eigenen Pkw eingesetzt haben.

Führen Sie bitte nachvollziehbare Aufzeichnungen in Ihrem Kalender und kennzeichnen Sie dort die Tage, an denen Sie mit dem eigenen Pkw gefahren sind (z.B. mit „PKW„) mit öffentlichen Verkehrsmittel (z.B. „ÖVP“) und die Tage, an denen Sie mitgenommen wurden (z.B. mit „FGem„).

Für die Ermittlung der Entfernung gilt Folgendes: Jeder Teilnehmer der Fahrgemeinschaft trägt als Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet seine kürzeste benutzbare Straßenverbindung ein; Umwege zum Abholen der Mitfahrer werden nicht berücksichtigt.

Bei Ehegatten / Lebenspartnern, die gemeinsam zur Arbeit fahren, steht die Entfernungspauschale jedem Ehegatten / Lebenspartner einzeln zu. Das gilt selbst dann, wenn sie beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind.

Sammelbeförderung

Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur ersten Tätigkeitsstätte / zum Sammelpunkt / zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet befördert wurden (Sammelbeförderung), können Sie für die Strecke der Sammelbeförderung keine Entfernungspauschale geltend machen.

Haben Sie jedoch für die Sammelbeförderung ein Entgelt an den Arbeitgeber entrichtet, teilen Sie uns das bitte mit und bringen uns einen entsprechenden Zahlungsnachweis Ihres Arbeitgebers mit.

Erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der Sie vom Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet sind. Als erste Tätigkeitsstätte kommt auch ein großflächiges und
entsprechend infrastrukturell erschlossenes Gebiet (z. B. Werksanlage, Betriebsgelände, Bahnhof oder Flughafen) in Betracht. Die dauerhafte Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen des Arbeitgebers bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn Sie unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über
einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer bestimmten betrieblichen Einrichtung tätig werden sollen. Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Sie typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche
zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden sollen. Je Dienstverhältnis kann höchstens eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen.

Sammelpunkt

Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor und bestimmt der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort einfinden soll (z. B. das Busdepot, der Betrieb des Arbeitgebers), um von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen oder seine Einsatzorte aufzusuchen, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten
Tätigkeitsstätte behandelt.

Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll.

Soll der Arbeitnehmer (z. B. der Forstarbeiter) seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang des weiträumigen Tätigkeitsgebiets wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt (Entfernungspauschale) abgegolten. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten, ist die Entfernungspauschale bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zu dem nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Aufwendungen für Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang sind gesondert mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen auszuweisen (Reisekosten). Anstelle der tatsächlich entstandenen Aufwendungen können pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge geltend gemacht werden:
• beim Pkw 30 Cent,
• bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (z. B. Motorrad, Motorroller) 20 Cent

Besondere Kilometersatz für Menschen mit Einschränkungen / Behinderung

Wenn bei Ihnen der Grad der Einschränkung / Behinderung mindestens 70 betragen hat oder bei einem Grad der Einschränkung / Behinderung von mindestens 50 gleichzeitig eine erhebliche Gehbehinderung bestand, werden auch bei Benutzung Ihres eigenen Pkw die tatsächlichen Kosten der Hin- und Rückfahrt anerkannt.

Diese müssen Sie bitte durch geeignete Aufzeichnungen nachweisen, damit Sie diese dem Finanzamt auf Anforderung vorlegen können. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten werden 60 Cent je Entfernungskilometer (30 Cent je gefahrenen Kilometer) anerkannt.

Aufwendungen für Fahrten, die durch die An- und Abfahrt eines Dritten (z. B. des Ehegatten) zur ersten Tätigkeitsstätte / zum Sammelpunkt / zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet entstehen (sog. Leerfahrten), können ebenfalls mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden.

Wird bei behinderten Menschen der besondere Kilometersatz von 60 Cent zugrunde gelegt, können außerdem zusätzlich Gebühren für einen Parkplatz an der ersten Tätigkeitsstätte / am Sammelpunkt oder im Zusammenhang mit Fahrten zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet abgezogen werden.

Achten Sie bitte darauf, dass in der Bescheinigung über den Grad Ihrer Behinderung ggf. eine Aussage über die Gehbehinderung enthalten ist.

Befristete Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer (Fernpendlerpauschale)

Zur Entlastung der Steuerpflichtigen, die einen besonders langen Arbeitsweg haben und infolge dessen von der Erhöhung der Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durch die CO 2-Bepreisung im Besonderen betroffen sind, wird die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer für einen befristeten Zeitraum wie folgt angehoben (Art. 2 stl. KlimaschutzG):


  • für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2023 von 30 Cent auf 35 Cent,
  • für die Veranlagungszeiträume 2024 bis 2026 von 35 Cent auf 38 Cent,

um so pauschalierend die entstehenden Mehraufwendungen teilweise auszugleichen. Die erhöhte Fernpendlerpauschale wird unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel gewährt. Die Entfernungspauschale bleibt jedoch insgesamt weiterhin auf 4.500 € im Jahr begrenzt, soweit der Arbeitnehmer keinen (eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen) Kraftwagen benutzt. Für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer erhalten die Pendler wie bisher eine Pauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer.

Mit dem Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 wird zur Entlastung der Pendler ab dem 1.1.2021 befristet bis zum 31.12.2026 für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer um 5 Cent auf 35 Cent (und ab dem 01.01.2024 um weitere 3 Cent auf dann 38 Cent) angehoben (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 8 EStG).

Befristete Anhebung der Entfernungspauschale (Fernpendlerpauschale) für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung

Auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung wird die Entfernungspauschale für einen Übergangszeitraum ab 1.1.2021 bis zum 31.12.2026 für eine Familienheimfahrt wöchentlich ab dem 21. Entfernungskilometer wie folgt angehoben (Art. 2 stl. KlimaschutzG):


  • für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2023 von 30 Cent auf 35 Cent,
  • für die Veranlagungszeiträume 2024 bis 2026 von 35 Cent auf 38 Cent.

Für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer Entfernung erhalten die Steuerpflichtigen wie bisher eine Pauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 9 EStG).

Fernpendlerpauschale gilt auch für Selbständige (Folgeänderung)

Das gilt übrigens auch für Fahrten von Selbständigen zwischen ihrer Wohnung zu ihrer Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung .Als Folgeänderung zur Änderung des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und 5 EStG ist auch § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG dahingehend angepasst worden, dass die befristete Anhebung der Entfernungspauschalen ab dem 21. Kilometer entsprechend beim Betriebsausgabenabzug für Aufwendungen des Unternehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder für Familienheimfahrten anzuwenden ist (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 4 EStG).

Mobilitätsprämie für Geringverdiener

Für Personen, die mit ihrem zu versteuernden Einkommen innerhalb des Grundfreibetrags liegen, führt ein höherer Werbungskostenabzug infolge der erhöhten Entfernungspauschalen zu keiner entsprechenden steuerlichen Entlastung. Für diesen Personenkreis ist die Möglichkeit geschaffen worden, alternativ zu der erhöhten Entfernungspauschale von 35 Cent (38 Cent) ab dem 21. Entfernungskilometer eine Mobilitätsprämie in Höhe von 14 % dieser erhöhten Pauschale zu beantragen. 

Einführung eines neuen Pauschbetrag für Berufskraftfahrer

Für Arbeitnehmer, die als Berufskraftfahrer ihre berufliche Tätigkeit vorwiegend auf Kraftfahrzeugen ihrer Arbeitgeber ausüben, ist ein neuer Pauschbetrag in Höhe von 8 € pro Kalendertag eingeführt worden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese ist erstmals für den Veranlagungszeitraum 2020 anzuwenden. Die neue gesetzliche Pauschale kann für die üblicherweise während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers entstehenden Mehraufwendungen angesetzt werden.

Dabei hat der Arbeitnehmer ein Wahlrecht: Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in seinem Kraftfahrzeug entstehen, kann er im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 8 Euro für jeden Kalendertag ansetzen, an dem ihm eine Verpflegungspauschale nach § 9 Absatz 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 zur Nr. 1 und 2 zusteht.

Der neue Pauschbetrag für Berufskraftfahrer gilt auch für Selbständige (Folgeänderung)

Mit dem neuen § 4 Abs. 10 EStG wird die neue Pauschale für die Übernachtung von Berufskraftfahrern auch in die Gewinnermittlung übernommen. Damit kann die typisierende Pauschalierung der im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug entstehenden Mehraufwendungen auch von selbständigen Berufskraftfahrern geltend gemacht werden. Die Neuregelung des § 4 Abs. 10 EStG ist erstmalig auf Übernachtungssachverhalte im Sinne der Regelung anwendbar, die nach dem 31.12.2019 verwirklicht werden (§ 52 Abs. 6 Satz 12 EStG).

Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit (Auswärtstätigkeit / Reisetätigkeit) wurden ab 1. Januar 2020 übrigens wie folgt geändert (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):


  • die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen  für jeden Kalendertag, an dem ein Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 24 € auf 28 €,
  • die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen für den An- oder Abreisetag, wenn ein Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, von jeweils 12 € auf 14 € und
  • die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen  für jeden Kalendertag, an dem ein Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 12 € auf 14 €.

Die neuen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind erstmals für den Veranlagungszeitraum 2020 anzuwenden.

Die neuen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen gelten auch für Selbständige (Folgeänderung, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG)

Fortbildungskosten

Werbungskosten können vorliegen, wenn die erstmalige Berufsausbildung oder das Erststudium Gegenstand eines Dienstverhältnisses (Ausbildungsdienstverhältnis) ist. Unabhängig davon, ob ein Dienstverhältnis besteht, können Aufwendungen für die Fortbildung in einem bereits erlernten Beruf und für Umschulungsmaßnahmen, die einen Berufswechsel vorbereiten, als Werbungskosten abziehbar sein. Das gilt auch
für die Aufwendungen für ein Erststudium nach einer bereits abgeschlossenen nichtakademischen Berufsausbildung oder ein weiteres Studium (z. B. Masterstudium), wenn dieses mit späteren steuerpflichtigen Einnahmen aus der angestrebten beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht. Als Aufwendungen können Sie z. B. Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Schreibmaterial, Fahrtkosten usw. geltend machen. Ersatzleistungen von dritter Seite, auch zweckgebundene Leistungen nach dem SGB III, nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz oder Zuschüsse im Rahmen des sog. MeisterBaföG müssen Sie jedoch von Ihren Aufwendungen abziehen.

Mehraufwendungen wegen einer aus beruflichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung

Wenn Sie aus beruflichem Anlass einen doppelten Haushalt begründet haben, können Sie die notwendigen Mehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn Sie außerhalb des Ortes Ihrer ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhalten und Sie auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen. Eine Zweitwohnung oder -unterkunft in der Nähe des Beschäftigungsorts steht einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte gleich.

Ein eigener Hausstand liegt im Allgemeinen bei verheirateten Eigener Hausstand oder in einer Lebenspartnerschaft lebenden Arbeitnehmern vor.
Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht als Eigentümer oder Mieter oder aus gemeinsamen oder abgeleitetem Recht als Ehegatte, Lebenspartner oder Lebensgefährte sowie Mitbewohner auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus (laufende Kosten der Haushaltsführung). Es genügt in der Regel nicht, wenn Sie im Haushalt der Eltern lediglich ein oder mehrere Zimmer unentgeltlich bewohnen oder wenn Ihnen eine Wohnung im Haus der Eltern unentgeltlich zur Nutzung überlassen wird. Die finanzielle Beteiligung an den Kosten der Haushaltsführung ist darzulegen und kann auch bei volljährigen Kindern, die bei ihren Eltern oder einem Elternteil wohnen, nicht generell unterstellt werden. Eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Haushaltsführung mit Bagatellbeträgen ist nicht ausreichend.

Unschädlich ist es, wenn Sie den Haupthausstand aus privaten Gründen vom Beschäftigungsort wegverlegen und daraufhin in einer Wohnung am Beschäftigungsort einen Zweithaushalt begründen, von dem aus Sie Ihrer Beschäftigung weiter nachgehen (sog. Wegverlegungsfall).

Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1 000 Euro im Monat. Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück (Familienheimfahrt) können jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich abgezogen werden. Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt ist eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen. Aufwendungen für Familienheimfahrten mit einem dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer Einkunftsart überlassenen Kraftfahrzeug werden nicht berücksichtigt. 

Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt ist für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 eine erhöhte Fernpendlerpauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer von 0,35 Euro für 2021 bis 2023 bzw. 0,38 Euro für 2024 bis 2026 anzusetzen.

Anstelle der Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung können Sie übrigens Fahrtkosten für mehr als eine Heimfahrt wöchentlich geltend machen.

Folgende Aufwendungen können als Werbungskosten Berücksichtigung finden:

Erste und letzte Fahrt

Für die erste und letzte Fahrt können die Kosten für die erste Fahrt zum Arbeitsort bei Beginn der Tätigkeit und die letzte Fahrt vom Arbeitsort zum Ort des eigenen Hausstands nach Abschluss der Tätigkeit als Werbungskosten angesetzt werden.

Haben Sie für diese Fahrten ein eigenes Kraftfahrzeug benutzt, werden ohne Ermittlung der tatsächlichen Kosten bei Benutzung eines Kfz 30 Cent, bei Benutzung anderer motorbetriebener Fahrzeuge 20 Cent je gefahrenen Kilometer anerkannt. Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden in der tatsächlichen Höhe anerkannt.

Familienheimfahrten

Fahrten zum eigenen Hausstand (Familienheimfahrten) die Fahrtkosten für tatsächlich durchgeführte Fahrten zwischen Beschäftigungsort und Ort des eigenen Hausstands (höchstens eine Fahrt wöchentlich) mit 30 Cent je Entfernungskilometer (Entfernungspauschale). Auf die Art des benutzten Verkehrsmittels kommt es nicht an. Bei Benutzung eines Firmen- oder Dienstwagens und bei Sammelbeförderung des Arbeitgebers kommt der Ansatz einer Entfernungspauschale nicht in Betracht.

Anstelle der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt können die Gebühren für ein Ferngespräch bis zu einer Dauer von 15 Minuten mit Angehörigen, die zum Hausstandgehören, berücksichtigt werden.

Unterkunftskosten

Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen (z. B. Miete, Betriebskosten usw.) für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1 000 Euro im Monat. Im Ausland können die Kosten in nachgewiesener Höhe für eine angemessene Zweitwohnung (60 m²) als Werbungskosten Berücksichtigung finden.

Verpflegungsmehraufwand

In den ersten drei Monaten können für die Mehraufwendungen für Verpflegung die Mehraufwendungen mit den für Auswärtstätigkeiten geltenden Pauschbeträgen als Werbungskosten angesetzt werden

Umzugskosten

Anlässlich der Begründung, Beendigung oder des Wechsels einer doppelten Haushaltsführung können als Werbungskosten die Umzugskosten geltend gemacht werden.

Kontoführungsgebühren

Entstandene Kontoführungsgebühren sind weitere Werbungskosten, soweit sie auf die Gutschrift von Arbeitslohn und auf beruflich veranlasste Überweisungen entfallen. Ohne Einzelnachweis erkennt das Finanzamt 16 € jährlich an.

Reisekosten bei Tätigkeiten außerhalb des Unternehmens

Das lohnsteuerliche Reisekostenrecht regelt die Fragen, welche Reisekosten (hierzu zählen: Fahrt-, Verpflegungs-, Unterbringungskosten) und welche Reisenebenkosten ein Arbeitnehmer bei Tätigkeiten außerhalb seines Unternehmens als Werbungskosten absetzen bzw. welche Beträge sein Arbeitgeber für auswärtige Einsätze bei der Lohnabrechnung für seine Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen kann.


  • Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.2.2013 wurde das Reisekostenrecht neu geregelt. Ein (erstes) BMF-Schreiben „Zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014“ vom 30.9.2013 enthielt die Grundsätze, die bei der Anwendung der am 1.1.2014 in Kraft tretenden gesetzlichen Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes zur steuerlichen Beurteilung von Reisekosten für Arbeitnehmer galten.
  • Es existiert ein weiteres BMF-Schreiben, das ergänzende Verwaltungsregeln enthielt: „Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014“ , das am 24.10.2014 veröffentlicht wurde.
  • Nunmehr wurde am 25.11.2020 ein aktualisiertes BMF-Schreiben zur „steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ erlassen. Dabei werden insbesondere die neue BFH-Rechtsprechung zum lohnsteuerlichen Reisekostenrecht sowie die ab 1.1.2020 geltenden gesetzlichen Beträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Sachbezugswerte berücksichtigt. Das aktualisierte BMF-Schreiben konkretisiert das Reisekostenrecht für die nichtselbständige Tätigkeit und hebt ältere BMF-Schreiben für diese Einkunftsart auf. Für die weiteren Überschusseinkünfte existieren keine gesonderten Anweisungen. Auf die Lohnsteuer-Richtlinien wird hingewiesen; diese binden die Verwaltung und geben den Steuerpflichtigen und ihren Beratern wertvolle Hinweise auf entsprechende Beratungserfordernisse.

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstanden sind. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig waren.


Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, können Sie ebenfalls entsprechende Aufwendungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit geltend machen. Dies gilt auch, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen beschäftigt oder auf einem Fahrzeug tätig waren. Es gelten darüber hinaus Besonderheit bei der Berücksichtigung von Fahrtkosten zu einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.

Fahrkosten

Unter Fahrtkosten fallen alle Aufwendungen des Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale) sowie keine Familienheimfahrten sind. 

Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. Dies wären bei einem Pkw 30 Cent und bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 20 Cent.

Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Absatz 4 EStG ) und hat er nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen, kann nur die Entfernungspauschale berücksichtigt und keine (weiteren) Reisekosten oder Reisenebenkosten zum Abzug zugelassen werden. Für Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes gilt wiederum Reisekostenrecht. Für Fahrstrecken, die mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel zurückgelegt werden (Firmenwagengestellung, unentgeltliche Sammelbeförderung), ist ein Werbungskostenabzug hingegen nicht möglich.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten anerkannt werden. Hierzu gehören z. B. Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Telefax, Porto, Garage und Parkplatz.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können nur in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten anerkannt werden, längstens jedoch an ein und derselben Tätigkeitsstätte im Inland für 48 Monate, danach höchstens bis zu 1.000 € im Monat.

Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten innerhalb einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit in Verbindung mit einer Übernachtung im Kfz einen Pauschbetrag in Höhe von 8 € pro Kalendertag geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie für diesen Tag eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen beanspruchen können. Für Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beanspruchen kann, kommt der Pauschbetrag nicht zur Anwendung. Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und der Pauschale kann im Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden.

Verpflegungsmehraufwand

Mehraufwendungen für Verpflegung können Sie für dieselbe Auswärtstätigkeit – höchstens für die Dauer von drei Monaten (Dreimonatsfrist) – nur pauschal geltend machen für:


  • eine eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, jeweils 14 €. Dies gilt auch, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt wurde (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung),
  • An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb Ihrer Wohnung, jeweils 14 €,
  • die Kalendertage, an denen Sie außerhalb Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig und daher 24 Stunden von Ihrer Wohnung abwesend waren, jeweils 28 €.

Die Dreimonatsfrist gilt übrigens nicht, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit typischerweise auf einem Fahrzeug oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet tätig waren.

Wurde Ihnen von Ihrem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten für eine Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt (Mahlzeitengestellung) ist der Werbungskostenabzug tageweise zu kürzen, und zwar für ein zur Verfügung gestelltes:


  • Frühstück um 5,60 (= 20 % von 28 €)
  • Mittagessen um 11,20 € ( = 40 % von 28 €)
  • Abendessen um 11,20 € ( = 40 % von 28 € )

Je Kalendertag erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale auf maximal 0 €. Haben Sie für eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag die Kürzung der Verpflegungspauschale.


Ob eine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen ist, lässt sich im Regelfall der Reisekostenabrechnung Ihres Arbeitgebers entnehmen.
Für Auslandsdienstreisen gelten andere Pauschbeträge für Übernachtung und Verpflegungsmehraufwendungen.

Welche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Zusammenhang mit beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsdienstreisen gelten, erklärt das BMF alljährlich in einem entsprechenden Schreiben.


Bitte beachten Sie, dass steuerfreie Arbeitgeberleistungen die abzugsfähigen Werbungskosten in jedem Fall mindern.

Umzugskosten bei beruflich bedingtem Wohnungswechsel

Umzugskosten können Sie als weitere Werbungskosten geltend machen, wenn Sie Ihre Wohnung aus beruflichen Gründen gewechselt haben. Berufliche Gründe liegen vor, wenn Sie erstmals eine Stelle antreten oder Ihren Arbeitgeber wechseln. Bei Umzügen innerhalb derselben Gemeinde ist ein beruflicher Anlass u. a. dann gegeben, wenn der Umzug vom Arbeitgeber gefordert wird (z. B. Bezug oder Räumung einer Dienstwohnung). Ihre Umzugskosten werden grundsätzlich bis zu der im Bundesumzugskostengesetz vorgesehenen Höhe anerkannt. Wegen der Einzelheiten erkundigen Sie sich bitte beim Finanzamt. Zur Berücksichtigung von Umzugskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

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§ 9 EStG

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