Häusliches Arbeitszimmer

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen – einheitlich für alle Einkunftsarten einschließlich Sonderausgabenbereich – grundsätzlich nicht geltend gemacht werden. Davon gibt es jedoch drei Ausnahmen:

• Ein Abzug der Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 € ist möglich, wenn Ihnen und/oder den mit Ihnen im Haushalt lebenden Angehörigen für die Tätigkeit/en kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag, sondern um einen Höchstbetrag, der insgesamt nur einmal in Anspruch genommen werden kann.
• Die tatsächlichen Kosten können ohne Beschränkung  abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Dies gilt selbst dann, wenn ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Durch das sog. Jahressteuergesetz 2020 ist vor allem aufgrund der Veränderungen in der Arbeitswelt durch die Corona-Pandemie erstmals eine sog. Home-Office-Pauschale eingeführt worden. Die Pauschale beträgt 5 € täglich und wird für höchstens 120 Tage angesetzt; somit ergibt sich ein Höchstbetrag von 600 € jährlich (120 Tage á 5 €). Die Anwendung dieser Ausnahme ist begrenzt auf die Jahre 2020 und 2021.

Das häusliche Arbeitszimmer musste erst von der Rechtsprechung definiert werden, da eine Definition im Gesetz fehlt.

Danach ist es „ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird“. Nach der Entscheidung des Großen Senats v. 27.7.2015 ist die Grenze der „nahezu ausschließlichen“ betrieblichen Nutzung bei 10 % unschädlicher Privatnutzung zu ziehen.

BFH, Urteil v. 8.9.2016 – III R 62/11, BStBl 2017 II S. 163; BFH, Beschluss v. 27.7.2015 – GrS 1/14, BStBl 2016 II S. 265

Welche Regelungen gilt es für das „häusliche Arbeitszimmer“ zu beachten?

Zugehörigkeit zum Wohnbereich

Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist gesetzlich nicht definiert. Aus der ständigen Rechtsprechung ergibt sich, dass es sich um einen zur Wohnung gehörenden Raum handeln muss, der jedoch vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sein muss. Dabei kann es sich auch um Räume im Keller, im Dachgeschoss, im Gartenhaus oder im Garagenanbau handeln.

Nach Lage, Funktion und Ausstattung muss der Raum in Ihre häusliche Sphäre eingebunden sein. Er muss vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer bzw.  organisatorischer Arbeiten dienen.

Entspricht ein Raum aufgrund von Ausstattung und Funktion nicht einem Büro, handelt es sich im Allgemeinen nicht um ein häusliches Arbeitszimmer, auch wenn er nach seiner Lage mit Ihren Wohnräumen verbunden und damit in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist.

Nutzungsumfang

Aufwendungen für das Wohnen gehören zu den Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht abgezogen werden können. Sie können die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer daher nur geltend machen, wenn der Raum nahezu ausschließlich betrieblich, beruflich oder zu Ausbildungszwecken, und damit eben nicht zu Wohnzwecken genutzt wird. Das gilt auch, wenn es sich um mehrere Räume handelt oder wenn mehrere Personen sich die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers teilen. Eine Mitnutzung zu privaten Zwecken bis zu 10 % hält die Finanzverwaltung für unschädlich.

Aufzeichnungspflicht

Wird das häusliche Arbeitszimmer zu betrieblichen Zwecken genutzt (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständige Arbeit), sind die Aufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Direktionsrecht des Arbeitgebers ist zu beachten

Grundsätzlich ist laut BFH das Direktionsrecht des Arbeitgebers zu beachten: Ein anderer Arbeitsplatz steht dann (nicht) zur Verfügung, wenn der Arbeitgeber dies entsprechend verfügt hat. Da kein gesetzlicher Anspruch besteht, von zu Hause aus zu arbeiten, muss eine Vereinbarung erfolgen. Die vertragliche Grundlage kann sich aus einer individuellen Vereinbarung, Betriebsvereinbarung oder auch einem Tarifvertrag ergeben. 

Welche Aufwendungen sind berücksichtigungsfähig?

Es dürfen nur die – anteiligen – Aufwendungen für das Arbeitszimmer abgezogen werden. Dazu gehören insbesondere:

• Miete,
• Gebäudeabschreibung (Absetzung für Abnutzung, Sonderabschreibung),
• Reparatur- und Renovierungskosten des Gebäudes,
• Finanzierungskosten der Gebäudeanschaffungs- oder    -herstellungskosten oder der Reparatur- und Renovierungskosten,
• Nebenkosten wie Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren oder Gebäudeversicherung sowie die verbrauchsabhängigen Wasser- und Energiekosten,
• Aufwendungen für die Raumausstattung, wie Tapeten, Fußbodenbelag, Gardinen, Deckenlampe.

Praxishinweis:

Unabhängig von der Arbeitszimmerregelung können Aufwendungen für genutzte Arbeitsmittel (Schreibtisch, Regale, Schreibtischlampe usw.) steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie nicht in einem anerkannten häuslichen Arbeitszimmer, jedoch nahezu ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt werden (z. B. Aufwendungen für den nahezu ausschließlich beruflich genutzten Schreibtisch in der Wohnzimmerecke).

Bestimmte Aufwendungen, die Ihre Lebensführung oder die Lebensführung anderer Personen berühren, dürfen nicht abgezogen werden, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind. Das können z. B. Aufwendungen für wertvolle Einrichtungsgegenstände des häuslichen Arbeitszimmers sein (Orientteppich, Wandgemälde usw.).

Aufteilung der Aufwendungen

Aufwendungen, die dem Arbeitszimmer direkt zugeordnet werden können, gehören in vollem Umfang zu seinen Kosten. Das sind z. B. Aufwendungen für die Renovierung des Arbeitszimmers.

Aufwendungen, die sich den einzelnen Räumen nicht konkret zuordnen lassen, sind grds. im Verhältnis der Flächen der Räume zueinander aufzuteilen. Die anderen Aufwendungen dürfen gar nicht abgezogen werden, weil sie zu den Lebenshaltungskosten gehören.

Bei einem 15 qm großen Arbeitszimmer in einer 100 qm großen Wohnung entfallen somit 15/100 der Kosten auf das Arbeitszimmer.

Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Befindet sich der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer, können Sie die darauf entfallenden Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich geltend machen. Der Mittelpunkt bestimmt sich nach dem qualitativen, also dem inhaltlichen Schwerpunkt Ihrer betrieblichen und beruflichen Betätigung(en) ggf. einschließlich der Betätigung(en) der Personen, die zu Ihrem Haushalt gehören, und die den Raum (mit) nutzen. Dem quantitativen, also dem zeitlichen Nutzungsumfang, kommt allenfalls eine indizielle Bedeutung zu.

Kein anderer Arbeitsplatz

Die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer können Sie steuerlich nur geltend machen, wenn das Arbeitszimmer für Ihre jeweilige betriebliche oder berufliche Tätigkeit erforderlich ist. Das ist nicht der Fall, wenn Ihnen dafür ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein anderer Arbeitsplatz kann jeder Arbeitsplatz sein, der zur Erledigung der – jeweiligen – betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit geeignet ist. Wichtig sind die objektiven Umstände im Einzelfall. Ggf. müssen Sie einen tätigkeitsbezogenen Nachweis führen. Ihre subjektiven Ansprüche an den Arbeitsplatz werden dabei nicht berücksichtigt. So liegt ein anderer Arbeitsplatz objektiv auch dann vor, wenn dieser Ihnen nicht gefällt oder nicht ruhig genug ist oder wenn sich das Aufsuchen dieses Arbeitsplatzes als unwirtschaftlich herausstellt. Auch braucht der Bereich nicht besonders abgeschlossen zu sein.

Nutzung durch mehrere Personen

Jeder Nutzende darf die Aufwendungen ansetzen, die er getragen hat. Das gilt auch in Fällen der Abzugsbeschränkung, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Der Höchstbetrag (1.250 €) ist kein Pauschbetrag. Er gilt personenbezogen. Das gilt auch in Fällen, in denen mehrere Räume als häusliche(s) Arbeitszimmer genutzt werden.

Häusliches Arbeitszimmer zur Erzielung von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit

Mittelpunkt im häuslichen Arbeitszimmer

Auch bei der Erzielung von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit ist es möglich, dass der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer liegt. Das kann z. B. bei bestimmten Außendienstmitarbeitern der Fall sein.

In diesem Fall können Sie die Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Ansetzen können Sie bis zu 1.250 €, wenn das Arbeitszimmer zwar nicht Mittelpunkt ist, Ihnen jedoch für die Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Sie können sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer geltend machen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, und zwar auch dann, wenn der Betrag von 1.250 € überschritten wird.

Kein anderer Arbeitsplatz

Steht Ihnen für die Tätigkeit z. B. bei Ihrem Arbeitgeber ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer im Rahmen dieser Tätigkeit nicht geltend machen, auch wenn Sie das Zimmer tatsächlich nahezu ausschließlich beruflich nutzen. Gehen Sie noch weiteren betrieblichen oder beruflichen Betätigungen nach, sind die Abzugsvoraussetzungen für jede dieser einzelnen Tätigkeiten gesondert zu prüfen.

Verkauf von selbstgenutztem Wohneigentum

Der auf das häusliche Arbeitszimmer eines privat genutzten Eigenheims entfallende Veräußerungsgewinn führt nicht zu Einkünften aus privaten Veräußerungsgeschäften, wenn eine weit überwiegende Eigennutzung der Wohnung im Übrigen vorliegt. Das gilt auch dann, wenn für das häusliche Arbeitszimmer Werbungskosten abgezogen worden sind.

Besonderheiten

Homeoffice-Pauschale

Für die Kalenderjahre 2020 und 2021 kann der Steuerpflichtige eine Homeoffice-Pauschale von 5 € pro Arbeitstag, maximal aber 120 Arbeitstage und damit 600 € im Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr geltend machen. Voraussetzung ist, dass kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer verzichtet wird. An den in Betracht kommenden Tagen muss zudem die gesamte betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt werden. Das Aufsuchen einer außerhäuslichen Betätigungsstätte (z.B. Dienstreise) schließt den Abzug einer Pauschale für diesen Tag aus. Einschränkungen bei gemeinsamen Nutzungsberechtigten gibt es nicht. Der Abzug dieser Pauschale erfolgt im Rahmen der übrigen Werbungskosten, ein Abzug neben dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag ( § 9 Abs. 1 Nr. 1a EStG) ist nicht möglich.

Praxishinweis

Erforderlich für den Abzug der Homeoffice-Pauschale ist zum einen eine arbeitsvertragliche Regelung mit Ihrem Arbeitgeber und zum anderen ein Nachweis über die im Homeoffice zugebrachte Arbeitszeit. Unter dem Stichwort „Mobile Arbeit“ finden Sie hierzu weitere Hinweise.

Gestaltungshinweise

Vermietung eines häuslichen Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

Folgender Fall kommt in der Praxis immer wieder vor: Ein Arbeitnehmer vermietet einen zu seiner Wohnung gehörenden Raum als Büroraum an seinen Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer nutzt diesen Raum als häusliches Arbeitszimmer im Rahmen seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber leistet an den Arbeitnehmer „Mietzahlungen“. Es gilt zwei Gestaltungsmöglichkeiten zu unterscheiden:

Nutzung liegt im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers

Liegt die Nutzung im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers, z. B. weil er im Betrieb des Arbeitgebers zwar über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt, der heimische Arbeitsplatz für ihn aber vorteilhafter ist, sind die Zahlungen des Arbeitgebers als Arbeitslohn zu erfassen. Der Arbeitgeber ist mit der ersatzweisen Nutzung des heimischen Arbeitsplatzes nur einverstanden.

Nutzung liegt im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung liegen beim Arbeitnehmer vor, wenn die Ausgaben des Arbeitgebers ausschließlich oder zumindest weit überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt, von ihm veranlasst oder gebilligt sind; die Nutzung liegt i vorrangigen Interesse des Arbeitgebers. Es liegt dann allerdings eine Gewerbeimmobilie vor. Ein in etwa gleichgewichtiges Interesse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer reicht dafür nicht aus.

Praxishinweis

Wenn die Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers liegt, nimmt die Rechtsprechung eine Gewerbeimmobilie an und es tritt ein absolutes Betreuungsverbot durch einen Lohnsteuerhilfeverein ein. Bitte sprechen Sie in einem solchen Fall sofort an, damit wir mit Ihnen die richten Schritte beraten können.

Wann kann ein vorrangiges Interesse des Arbeitsgebers angenommen werden?

• Im Unternehmen des Arbeitgebers ist für die Beschäftigung des Arbeitnehmers kein geeigneter Raum vorhanden. Auch mietet er anderweitig keinen solchen Raum an, z.B. um Kosten zu sparen.
• Es wurde ein Mietvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen, der dem Fremdvergleich standhält.
• Für andere Arbeitnehmer seines Betriebs, die keine Wohnung haben, in der sie ein Arbeitszimmer einrichten können, mietet der Arbeitgeber bei fremden Dritten, die nicht in einem Dienstverhältnis mit ihm stehen, entsprechende Räume an.

Die Feststellungslast liegt beim Arbeitnehmer: Er hat das Interesse des Arbeitgebers den Finanzbehörden im Zweifel nachzuweisen.

• Ein Interesse des Arbeitgebers kann z. B. auch in Fällen vorliegen, in denen der Arbeitnehmer als angestellter Außendienstmitarbeiter in der Nähe seines Bezirks wohnt, der Unternehmenssitz des Arbeitgebers aber weiter entfernt liegt.
• Gleiches gilt bei möglicher erforderlicher Erledigung von Arbeiten außerhalb der normalen Arbeitszeiten, an Abenden und am Wochenende.

Praxishinweis

Auch bei nachgewiesenem Interesse des Arbeitgebers ist eine objektbezogene Überschussprognose für die Vermietungstätigkeit des Arbeitnehmers zu treffen. Mangelt es an der Einkunftserzielungsabsicht infolge negativer Überschussprognose, liegt ein ertragsteuerlich unbeachtlicher Vorgang auf der privaten Vermögensebene vor.

Welche Auswirkungen hat die unterschiedliche Behandlung eines Arbeitszimmers für die Anwendung der Abzugsbeschränkung?

• Liegt die Anmietung des Raums in der Wohnung des Arbeitnehmers im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers, führen die Zahlungen des Arbeitgebers beim Arbeitnehmer zu Arbeitslohn, unterliegen die Aufwendungen des Arbeitnehmers für das häusliche Arbeitszimmer der Abzugsbeschränkung.
• Liegt die Anmietung des Raums in der Wohnung des Arbeitnehmers im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers, verliert der Raum damit seinen Charakter als „häusliches Arbeitszimmer“. Die Aufwendungen können in vollem Umfang als Werbungskosten (bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung) berücksichtigt werden, wenn eine positive Überschussprognose vorliegt. Die Abzugsbeschränkungen für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nicht anzuwenden.
• Gehört die Vertragsbeziehung nicht zum Arbeitsvertrag, und liegt außerdem eine negative Überschussprognose vor, sind die Aufwendungen ertragsteuerlich nicht zu berücksichtigen.

Praxishinweis

Mit dieser Gestaltung kann die Abzugsbeschränkung in den Fällen umgangen werden, in denen der Arbeitnehmer keine Möglichkeit hat, Aufwendungen für sein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen. Zur Vermeidung des Gestaltungsmissbrauchs sollte auf die Ausgestaltung und Durchführung wie unter fremden Dritten geachtet werden.

Gestaltung besonders interessant im Rahmen der steigenden Anzahl von Telearbeitsplätzen

Die Gestaltung kann vor allem im Rahmen der steigenden Anzahl von Telearbeitsplätzen interessant sein. Ein Telearbeitsplatz ist unabhängig von der Ausgestaltung der darauf bezogenen Dienstvereinbarung dem häuslichen Arbeitszimmer gleichzustellen, auch wenn der Arbeitgeber die im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer entstehenden Kosten für Kommunikation und Möblierung übernimmt.

Außerhäusliches Arbeitszimmer

Ist das Arbeitszimmer nicht Bestandteil der Wohnung, sondern ein eigenständiger Raum auf einer anderen Etage eines Mehrfamilienhauses oder in der Nachbarschaft wird ein Arbeitszimmer angemietet, kann es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln. In diesem Fall würde die Beschränkung der Abzugsfähigkeit der Aufwendungen entfallen. Die Aufwendungen für das außerhäusliche Arbeitszimmer wären – bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen – in voller Höhe abziehbar.

Praxishinweis

Bei der Praxis eines Freiberuflers (z. B. Rechtsanwalt) handelt es sich auch dann um ein außerhäusliches Arbeitszimmer, wenn es an das Eigenheim angrenzt oder sich im selben Gebäude befindet wie die Privatwohnung, sofern das Arbeitszimmer für einen dauerhaften Publikumsverkehr geöffnet hat und entsprechend eingerichtet ist. Vergleichbar dürfte die Situation eines angestellten Rechtsanwaltes oder eines Vertriebsmitarbeiters zu sehen sein.

Literatur / Weiterführende Informationen / Photoquelle:

• „Mandanten-Merkblatt: Häusliches Arbeitszimmer – Abzugsfähigkeit und Gestaltungsmöglichkeiten“, Rechtsstand 30.12.2020 (NWB)
• „Erstmalige Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers aufgrund des Corona-Virus“, NWB Nr. 13 vom 27.03.2020 S. 878
• „Abzugsfähigkeit eines häuslichen Arbeitszimmers im Veranlagungszeitraum 2020“, SteuerStud Nr. 10 vom 24.09.2020 S. 668
• Anrita1705 (Pixabay)